Joomla è un gestore di contenuti (un CMS, cioè Content Management System), quindi la sua funzione principale è proprio quella di gestire i contenuti del sito, rendendo più semplice ed immediata la loro immissione, la modifica e la pubblicazione. Per contenuti, ovviamente, si intendono principalmente articoli, ma anche immagini, video, ecc...
I contenuti in Joomla sono organizzati in una struttura gerarchica predeterminata che, se da una parte può essere limitativa, dall'altra consente una notevole semplificazione nella gestione dei medesimi. Infatti lo scopo di Joomla è quello di consentire la gestione del sito a più utenti contemporaneamente, dove ognuno assume un compito specifico.
Gli amministratori si occupano della gestione del sito, quindi delle questioni tecniche. Ad essi si affiancano gli Editor e i Publisher che si occupano esclusivamente della gestione dei contenuti, e non devono avere complicazioni tecniche nella immissione e gestione degli stessi.
L'aspetto grafico dei contenuti, invece, dipende interamente dal template usato, e modificandolo oppure sostituendolo, l'aspetto del sito, e quindi la visualizzazione a video dei contenuti, muta radicalmente ma con semplicità e senza necessità di interventi di programmazione. In tal modo chi immette contenuti non deve preoccuparsi di approntarne la visualizzazione ma può concentrarsi esclusivamente sui contenuti.
Joomla organizza i contenuti in vari livelli, distinguendo tra categorie e contenuti veri e propri. Gli articoli possono essere assegnati ad una categoria, oppure possono rimanere Non categorizzato (uncategorized), nel caso non fossero inquadrabili in una delle categorie presenti. Si tratta, insomma, di contenuti dal carattere "statico", come ad esempio come un disclaimer, e normalmente accessibili direttamente tramite una voce di menu.
Dalla versione 1.6 Joomla non presenta più le sezioni, ma solo categorie. Questa non è una limitazione visto che le categorie adesso sono nidificabili, ed in tal modo è possibile realizzare una struttura gerarchica decisamente più profonda di quanto fosse possibile prima.
È importante pianificare preventivamente l’organizzazione dei contenuti, anche se in una fase successiva è comunque possibile spostare contenuti da una categoria o sezione all’altra.
Nel Pannello di Controllo di Joomla!, nel back-end, abbiamo varie voci che consentono la gestione dei contenuti.
Le pagine che servono alla gestione dei contenuti sono raggiungibili anche dal menu Contenuti, che presenta in più rispetto al pannello di controllo la voce Articoli in evidenza, laddove per "in evidenza" si intende gli articoli che sono visualizzati anche nella prima pagina (Home).
È possibile cestinare una categoria anche se prima non si eliminano i rispettivi contenuti, ma se poi si prova a svuotare il cestino per la sua eliminazione definitiva, Joomla da errore riportando la presenza di elementi nella categoria. Quindi si può procedere alla eliminazione definitiva di una categoria solo se essa è completamente vuota.
Al fine di una corretta gestione dei contenuti è importante tenere presente le icone che troviamo in alto a destra delle varie schermate. Le voci di queste icone sono Salva, Salva e Chiudi, Salva e Nuovo, Salva come Copia, Chiudi.
Nel caso siano state effettuate erroneamente delle modifiche ad un contenuto, non si deve mai utilizzare la freccetta Torna Indietro del browser, perché ciò porterebbe alla perdita di dati.
Nel caso in cui si vogliono applicare le modifiche apportate al contenuto, ma non uscire dalla pagina di editing, dobbiamo usare l'icona Salva. Se invece vogliamo applicare le modifiche ed uscire dalla pagina, per tornare alla pagina gerarchicamente superiore, useremo l'icona Salva e Chiudi. L'icona Salva e Nuovo registra le modifiche e ci porta ad altra pagina dove possiamo immettere un nuovo contenuto dello stesso tipo, infine Salva come Copia registra le modifiche e ci porta ad altra pagina dove possiamo editare una copia del medesimo contenuto, utile se si devono realizzare più contenuti simili.
Se invece non vogliamo applicare le modifiche dobbiamo cliccare sull'icona Chiudi con la X bianca in campo rosso.
Ricordiamo, infine, che mentre stiamo editando un contenuto questo non è modificabile da parte di altri utenti presenti nella parte amministrativa del sito, i quali potranno solo visualizzarne le impostazioni e le informazioni. Questo consente di fare formazione online, in modo che un cliente possa vedere le operazioni che compiamo sul contenuto.